1.   L’ e-mail

Le courriel est devenu aujourd’hui l’écrit le plus fréquent. Rédigé trop rapidement, il présente quelquefois des incorrections de langue, des fautes de style et d’orthographe. Il est donc impératif d’appliquer - comme pour tous les documents professionnels - des règles  précises.

• Interrogez-vous sur la pertinence de votre envoi

Il faut d’abord résister à la facilité de l’envoyer à tout propos sans s’assurer du bien fondé de sa transmission. Evitez donc de polluer la messagerie de votre lecteur et soyez attentif à ses attentes. Créer un seul e-mail complet et clair est plus pertinent qu’adresser des messages fréquents ou de nombreuses copies.

• Choisissez un titre percutant

Le courrier électronique est direct. Il permet d’aller droit au but grâce à un échange simple, rapide. La concision et la clarté sont de rigueur dès la rédaction de l’objet. Celui-ci sert d’introduction. L’internaute doit connaître en quelques secondes le contenu du message. Souvenez-vous qu’une dizaine de messages ou plus l’attendent. Facilitez-lui la tâche : une phrase synthétique est préférable à un titre trop générique et imprécis.

• Formulez un message correct, concis et direct

Quant au texte, il doit tout dire en peu de mots. Les informations principales seront donc contenues dès les premières lignes. Il s’agit de mettre en avant l’essentiel et d’évoquer ensuite les détails, les explications. Pour capter et retenir l’attention de l’internaute - moins attentif que le lecteur d’un document « papier » - des phrases courtes et pertinentes augmentent l’efficacité du message. Prenez le temps de vous relire : veillez à corriger l’orthographe et à éliminer les impropriétés. N’abusez pas des abréviations et renoncez au style télégraphique.

• Restez courtois

Concision et efficacité ne riment pas pour autant avec dureté ou impolitesse. N’oubliez pas les formules de politesse qui demeurent indispensables dans la rédaction professionnelle. Courtes et conviviales, elles peuvent se limiter à un mot ou un groupe de mots (« bonjour » au début du texte ou « cordialement » « Bonne journée » avant la signature) ; elles ne sont jamais supprimées sous prétexte que l’échange est dépourvu de formalisme.

• « Aérez » votre texte

Renoncez également à écrire des messages très condensés. Un texte trop long et compact nuit à la clarté et à la compréhension. L’idéal est de rédiger un paragraphe distinct par sujet. Tapez votre texte de manière à faire figurer la totalité du message à l’écran. Insérez des titres et laissez des marges, si nécessaire.

2.   La lettre professionnelle

Plus officielle que le courriel, la lettre professionnelle traite de sujets multiples : entrer en relation avec un client, expliquer une démarche, souscrire une assurance, réclamer à la suite d’une erreur, présenter des excuses… Cependant, quel que soit l’objectif  de la lettre, c’est  un écrit clair, convaincant et adapté au destinataire qui suscitera l’intérêt.

• Respectez les règles de présentation

L’association française de normalisation définit les règles de disposition de la lettre (norme AFNOR NF Z11-001). La présentation « américaine » (bloc du texte aligné sur la gauche) l’emporte aujourd’hui sur la présentation française (alinéa en début de paragraphe).

Alors qu’un certain nombre de mentions sont obligatoires (les coordonnées  de l’entreprise émettrice, l’adresse du destinataire, la date, la signature de l’émetteur…) d’autres  (les références, …) relèvent de la pratique professionnelle. La formule d’appel (« Monsieur », «cher Confrère…») est toujours reprise, en fin de lettre, dans la formule de politesse. Préférez dans cette phrase finale une formulation simple plutôt que des expressions trop formelles ou pompeuses.

• Structurez votre écrit

Pour être bien comprise par le destinataire, la lettre doit faire apparaître les étapes du raisonnement, l’articulation logique du discours. Le plan remplit ce rôle. Il facilite la compréhension, permet l’enchaînement des idées ou des arguments. Le schéma chronologique (passé, présent, futur) est le plus fréquemment adopté dans les lettres courantes en entreprise. Un autre plan, appelé SPRI (Situation, Problème, Résolution, Information), est recommandé pour élaborer des lettres complexes. La lisibilité est aussi favorisée par une succession de paragraphes bien définis.

• Adoptez le ton juste

Selon la nature de la relation avec le destinataire, le contexte, le contenu, il incombe au rédacteur de s’exprimer avec justesse. Il s’agit pour lui d’adopter le « ton » approprié à la situation c'est-à-dire d’introduire dans son langage des nuances. Certains mots ou  expressions peuvent atténuer les propos, les « adoucir » ou au contraire les « durcir ». Quelques procédés permettent aussi  - par un effet de style - d’évoquer rigueur, surprise, mécontentement ou, au contraire, courtoisie et amabilité.

Exemples :

• Le recours à  l’expression « nous regrettons vivement… » au lieu de « nous regrettons » met en évidence l’empathie  du rédacteur et  la nature des relations cordiales entretenues avec le lecteur.
• L’usage du conditionnel, mode de la politesse  (« nous souhaiterions »,  « nous nous verrions dans l’obligation »),  souligne la bienveillance à l’égard du destinataire.

• Enrichissez votre style

Une lecture critique de votre écrit vous aidera à identifier vos maladresses. Prenez garde à la longueur des phrases, à l’abus des pronoms relatifs « qui, que », aux formes lourdes, aux tournures du langage parlé. Interrogez-vous sur l’exactitude et le choix des mots employés. Dès qu’une répétition est repérée, le recours aux synonymes est un excellent réflexe. Il est également impératif de veiller aux constructions des phrases.  Assurez-vous qu’elles sont correctes  et qu’elles n’engendrent pas la monotonie. Pour varier le style, il suffit quelquefois d’utiliser des structures différentes, de changer la position de certains compléments (en tête, au milieu ou en fin de phrase).Les verbes jouent aussi un rôle important dans le rythme de la phrase ; employés au présent ou au futur de l’indicatif, ils donnent plus de vivacité au texte.

Exemple :

• Il est judicieux de  remplacer un sujet à la 1ère personne du pluriel « nous » (trop souvent répété) par un nom à la 3ème personne du singulier :

« Notre équipe sera heureuse de vous apporter son savoir faire » au lieu de « nous serons heureux de vous apporter notre savoir faire ».

3.   La note

Très courante, la note est un écrit interne à l’entreprise. Elle présente une information (note d’information) ou donne un ordre clair, précis (note de service).

• Elaborez un document clair et bref

La note est un document court, constitué le plus souvent d’une page. Elle ne contient qu’un seul sujet. Sa mise en page respecte les normes de présentation AFNOR. Outre les mentions  habituelles (date, objet…), il convient de faire figurer la liste de destinataires, le nom du service émetteur, la qualité et la signature du rédacteur.

Clarté, précision, concision sont ses caractéristiques principales. Le sujet traité est clairement mentionné dans la rubrique « objet ». Le ton est mesuré mais courtois. Aucune formule d’appel ni formule de politesse n’est utilisée.

• Mettez en valeur l’information la plus importante

Adoptez un plan « en entonnoir » selon lequel l’information prioritaire est exprimée au début du document. Les consignes, les modes d’application ou informations secondaires sont indiqués ensuite par ordre d’importance.

Il est conseillé d’accorder une attention toute particulière à la formule de conclusion. Des notes trop sèches sont mal perçues par leurs destinataires. Et c’est précisément dans la dernière phrase que le rédacteur peut appeler à l’attention du lecteur, l’impliquer dans la démarche à mettre en œuvre, lui témoigner du respect et susciter son adhésion.

• Adoptez le style approprié à la forme du document

Quand elle transmet une instruction, la note de service peut être adressée directement au(x) destinataire(s) ou destinée à l’affichage. Des tournures impersonnelles peuvent alors être employées. En revanche, un style plus direct est possible dans la note d’information lorsque celle-ci concerne des collaborateurs.

4.  Le compte rendu

Souvent considéré comme fastidieux à lire ou contraignant à rédiger, le compte rendu est pourtant un document interne très utile. Sa réalisation nécessite un esprit de synthèse, une réelle implication et une bonne connaissance du sujet traité.

• Informez de manière objective et fidèle quel que soit le type de compte rendu

Le compte rendu a pour but d’informer. Ses principales caractéristiques sont l’objectivité et la fidélité des propos ou des faits évoqués. Il témoigne, garde une trace du passé. En tant que rédacteur, vous ne vous impliquez jamais. Vous vous contentez de retracer de manière neutre les éléments à restituer.

Selon le contexte, le compte rendu peut relater un évènement (un accident, une mission, une visite, un entretien) ou rendre compte d’une activité (relative à une entreprise, un service, un secteur) sur une période précise. Dans ces deux cas, vous pourrez vous accorder toute liberté dans la construction et la présentation. Toutefois, lorsque vous rapporterez les propos d’une réunion, vous réaliserez un compte rendu dont la forme est plus définie.

• Rédigez le compte rendu de réunion le plus pertinent
  

Le compte rendu de réunion fait suite à une prise de notes. Il s’adresse aussi bien aux présents qu’aux absents et présente l’avantage de créer une synergie à l’intérieur d’une équipe. En fonction de la nature de la réunion, du volume d’informations à retranscrire, de la précision souhaitée, vous pouvez opter entre plusieurs types d’écrits :

• le compte rendu analytique

Les débats sont présentés de manière chronologique (dans l’ordre dans lequel ils se déroulent). Votre rôle est de mettre en lumière l’opinion de chaque participant. Selon les cas, vous serez amené à retranscrire les interventions individuelles presque intégralement ou à les résumer.

• le compte rendu thématique

La restitution des débats est organisée par thèmes. Ce sont les faits et les conséquences relatifs au sujet qui sont mis en évidence. Votre fonction de rédacteur consiste à effectuer le travail de synthèse pour le lecteur. Aidez-le à saisir rapidement les points majeurs !

• le compte rendu synoptique 

Un  tableau (de 3 ou 4 colonnes maximum) présente les éléments des débats et les décisions/conclusions pour chacun des thèmes évoqués. Vous donnerez au destinataire de votre écrit  une vision d’ensemble d’une situation.

> Aujourd’hui un certain nombre d’entreprises diffusent également un compte rendu synoptique peu de temps après la réunion. La brièveté caractérise cet écrit.  Il s’agit, pour vous, de confirmer les éléments « clefs » (actions, personnes concernées, dates…) avant de réaliser et distribuer un document détaillé.

• Restituez les informations avec clarté et précision

N’oubliez pas que vous devez  formuler des phrases à partir de notes prises dans un contexte oral. Le recueil de l’information au cours de la réunion est un exercice ardu : structurez-le pour faciliter votre démarche. Vous rédigerez, ensuite, un texte détaillé ou succinct, en fonction de votre objectif. Employez le verbe exact pour exprimer l’avis, l’approbation, l’opposition…du participant. Traduisez la « substance » des propos dans une synthèse complète. Utilisez alors des titres qui développent l’idée majeure du paragraphe.

Dans la première page du document, vous indiquerez toutes les mentions principales nécessaires à l’identification du compte rendu : la date, l’ordre du jour, les participants (présents, absents, excusés). Vous pourrez ajouter d’autres éléments, si nécessaire (lieu, nom du rédacteur, date de la prochaine réunion). Veillez à respecter les règles de lisibilité et à soigner la forme de l’écrit.

5.  Le procès verbal

Le terme « procès verbal » est souvent utilisé - dans l’entreprise - pour qualifier un compte rendu ou vice versa. Ces deux écrits revêtent, en effet, de nombreuses similitudes. Cependant, une différence les sépare : le procès verbal est un document officiel.

• Sachez distinguer le procès verbal du compte rendu

Le procès verbal  a pour but d’informer, de retracer de manière détaillée et chronologique  les propos tenus lors d’une réunion, d’une assemblée générale. Il est employé aussi pour constater des faits. 

Il présente les mêmes caractéristiques que le compte rendu, à savoir, neutralité et fidélité. Toutefois, il s’agit d’un document exhaustif et authentifié. Il constitue, en effet, un véritable témoignage et peut servir de preuve devant les juridictions de droit public ou privé. Il doit également faire l’objet d’une approbation de la part des participants ou de leurs représentants.

• Veillez à indiquer toutes  les mentions obligatoires

Pour que le document ait une valeur officielle, vous devez impérativement faire apparaître les éléments suivants :

- le nom et prénom du rédacteur appelé « rapporteur » ;
- l’ordre du jour (réunion)  ou l’objet (accident) ;
- les noms et prénoms des participants ou des témoins ;
- le lieu, la date, l’heure d’ouverture et de fermeture de la séance ;
- le nom et la qualité du président de séance,
- le nom et la qualité du ou des secrétaires ;
- le nom des participants, excusés, absents et représentés ou des témoins ;
- la  signature du ou des secrétaires de séance ;
- le timbre.

6.  Le rapport

Le rapport est un document interne. Il communique le résultat d’une étude, d’une enquête et débouche sur un avis motivé ou sur des propositions.

• Réalisez un document « fort » et personnel

Il s’agit d’un écrit difficile à concevoir et qui exige un réel investissement. Il nécessite un temps de travail important, de la réflexion, de la maturité. Le plus souvent, le destinataire auquel il s’adresse (autorité hiérarchique ou collaborateur) se prépare à valider un projet ou à prendre une décision.

A la différence du compte rendu impartial et informatif, le rapport est un document qui implique le rédacteur : son objectif est de convaincre. Vous-même êtes dans l’action et non plus dans l’écoute et le recul. Intéressez-vous aux attentes du lecteur.  Sachez exprimer votre point de vue, appuyez-vous sur des arguments solides et personnels,  proposez des solutions.

• Adoptez une méthodologie

 La technique littéraire utilisée est celle de la dissertation (introduction, développement, conclusion). Quel que soit le type de plan utilisé, la démarche d’ensemble met en évidence :

- l’exposé de la situation ( → vous décrirez de façon documentée et précise les faits)
- l’analyse du problème posé ( → vous porterez un regard critique sur la situation [causes, conséquences, enjeux…])
- l’énoncé de propositions (→ vous vous engagerez sur le choix des solutions préconisées).

• Construisez votre argumentaire

L’argumentation est stratégique dans le rapport : le but est d’emporter l’adhésion. Votre raisonnement sera clair si les arguments qui jalonnent le développement seront avancés selon un ordre logique à l’intérieur de paragraphes bien découpés. Vous devez vous interroger sur ceux qui sensibiliseront votre destinataire. Il en existe plusieurs types comme, par exemple, le rapport de ressemblance entre deux réalités, le symbole, le fait concret. Ce dernier qui met en valeur votre connaissance du terrain est d’une grande efficacité.